Artikel 1 – Algemeen

1. Dit intern reglement preciseert de regels voor de goede werking van BE! Musical, hierna “de vereniging”.
2. Het reglement geldt in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de In geval van tegenstrijdigheid hebben de statuten steeds voorrang.
3. Door aansluiting verklaart ieder lid (en bij minderjarigen diens ouder/voogd) zich akkoord met dit reglement en de gedragscodes.
4. Dit reglement bevat naast algemene bepalingen ook praktische afspraken die gelden voor alle leden en hun ouders.

Artikel 2 – Leden en lidmaatschap

1. De vereniging onderscheidt:

• Werkende leden: Dit zijn de leden die stemrecht hebben in de Algemene Vergadering. Bij onze vereniging zijn dit:
  De bestuursleden (voorzitter, secretaris, penningmeester en eventuele bijkomende bestuurders)
  Eventueel de artistieke leiding (regisseur, muzikaal leider, choreograaf, …)
  indien door de AV als werkend lid aanvaard.
• Toegetreden leden: Dit zijn de leden die deelnemen aan de (artistieke) werking van de vzw en hiervoor lidgeld Zij hebben geen stemrecht in de Algemene Vergadering. We onderscheiden drie groepen:

• • Deelnemers/ Castleden: alle spelers, zangers en dansers die deelnemen aan de productie.
  • Medewerkers: Docenten, gastdocenten en crewleden die de cast begeleiden op artistiek vlak (lessen, repetities, workshops & producties) of die instaan voor licht, geluid, decor, kostuum, grime, enz.
  • Vrijwilligers: Een onmisbare steunpilaar binnen onze Zij engageren zich met hart en ziel om te helpen bij decor, kostuums, opbouw/afbraak, publiekswerking en tal van andere taken die onze producties mogelijk maken. Hieronder valt ook het oudercomité: (groot)ouders van castleden die een bijzonder waardevolle bijdrage leveren. Zij ondersteunen niet alleen op logistiek vlak (vervoer, opvang, catering), maar dragen ook bij aan fondsenwerving, sponsoring en de warme gemeenschapsgeest die onze vereniging typeert.

2. Lidmaatschap ontstaat na inschrijving en betaling van het lidgeld.
   • Het lidgeld wordt jaarlijks vastgesteld door het bestuur en is verschuldigd voor het hele werkingsjaar (september-juni), ook bij latere instap of vroegtijdige beëindiging.
   • Het inschrijvingsgeld dient volledig betaald te zijn tegen de vooropgestelde datum via overschrijving op het rekeningnummer van BE! Musical vzw BE37 7310 5516 9228 met vermelding van de naam van het lid & de opleiding.
     • Jaarwerking: betaling van 15 mei tot 15 juni
     • Musicalatelier: betaling van 15 juni tot 15 juli
   • Indien het inschrijvingsgeld niet tijdig is betaald, behoudt de vereniging zich het recht voor om de deelnemer uit te sluiten van repetities en/of voorstellingen totdat de betaling is voldaan.
   • Het lidmaatschap verloopt automatisch aan het einde van het werkjaar.

3. Voor minderjarigen is toestemming van ouder/wettelijke vertegenwoordiger vereist.
4. Zomerkampen inschrijvingsgeld wordt betaald bij inschrijving tenzij anders overeengekomen.
5. Attesten (fiscaal, mutualiteit,..) kunnen rechtstreeks gedownload worden via LEDENBEHEER.

Artikel 3a – Annuleringsvoorwaarden jaarwerking/musicalatelier.

1. Annuleringsvoorwaarden vóór de start van het werkjaar:

• • Annulering van de inschrijving kan tot 1 september via e-mail naar info@bemusical.be. Hier is een administratieve kost aan verbonden van 50 €.
  • Bij annulering na deze datum en vóór de effectieve start van de repetities, wordt 25% van het inschrijvingsgeld ingehouden voor administratie en reeds gedane kosten.

2. Annulering tijdens het werkjaar:

• • Bij annulering na de start van het werkjaar is terugbetaling in principe niet mogelijk.
  • In uitzonderlijke omstandigheden (zoals ernstige ziekte of verhuis) kan gedeeltelijke terugbetaling overwogen worden. Dit wordt per geval beoordeeld door het bestuur.
  • Indien een deelnemer besluit te stoppen zonder geldige reden, is er geen recht op terugbetaling.

3. Indien de vereniging genoodzaakt is om het werkjaar voortijdig stop te zetten (bv. overmacht door een lockdown, pandemie, ramp,.. ), zal er gekeken worden naar een billijke oplossing (gedeeltelijke terugbetaling of tegoedbon voor volgend seizoen), afhankelijk van het moment van stopzetting.

Artikel 3b – Annuleringsvoorwaarden Zomerkampen

Enkel annulering wegens ziekte met een attest komt in aanmerking voor terugbetaling.

1. Annulering méér dan een week (meer dan7 dagen) vóór het kamp: 100% terugbetaald.
2. Annulering minder dan 7 dagen vóór het kamp: 50€ administratieve kost & de rest 100% terugbetaald.
3. Annulering de week van het kamp zelf:

• • Ziek (mits attest) op dag 1 en komt niet meer terug op kamp: 50€ administratieve kost & de rest 100% terugbetaald.
  • Ziek (mits attest) op dag 2 en komt niet meer terug op ’t kamp : 50€ administratieve kost & de rest 50% terugbetaald.
  • Ziek (mits attest) op dag 3 en komt niet meer terug op ’t kamp : 50€ administratieve kost & de rest 25% terugbetaald.
  • Ziek op dag 4/5 en komt niet meer terug – geen terugbetaling.

Artikel 4 – Structuur en aanspreekpunten

1. De Algemene Vergadering bestaat uit de werkende leden en komt minstens jaarlijks samen.
2. Het bestuur leidt de vereniging en beslist over artistieke en praktische aangelegenheden.
3. Het dagelijks bestuur wordt waargenomen door de bestuurders aangeduid in de statuten.
4. De vereniging heeft een Aanspreekpunt Integriteit (API), bereikbaar via api@bemusical.be

Artikel 5– Veiligheid, respect en gedrag

1. BE! Musical wil een veilige en positieve omgeving creëren. Daarom gelden volgende basisregels:

• • respect voor alle leden, begeleiders, vrijwilligers en materiaal,
  • geen pestgedrag, subtiele manipulatie, agressie of grensoverschrijdend gedrag,
  • geen gebruik van drugs, vape, sigaretten, sigaren of alcohol binnen de werking,
  • sportief en fair-play gedrag op en naast de scène.

2. Bij overtreding volgt een waarschuwing en remediëring. Indien dit niet baat, beslist het voltallige bestuur dat het lid per direct de cast én de vereniging verlaat.
3. GSM-gebruik tijdens repetities beperken tot het noodzakelijke: aanwezigheid en concentratie zijn belangrijk.
4. Het dragen van piercings is toegestaan voor zover de veiligheid en hygiëne dit toelaat voor jezelf én voor je Het bestuur behoudt zich het recht hierover te oordelen.
5. Alle leden dragen zorg voor de repetitieruimtes:

• • NIET eten in de lokalen/Rode/Blauwe Zaal of Balletklas, enkel drinken.
  • Eten en drinken zijn enkel toegelaten tijdens de voorziene pauzes op daartoe voorziene plaatsen (water is wel toegelaten tijdens de lessen).
  • AFVAL meenemen – ook als je iets ziet liggen dat niet van jou is.
  • Schoenen zijn verboden in de Balletklas (verplichting van de academie).

Artikel 6 – Aanwezigheid en en repetities Jaarwerking & Musicalatelier

1. Door deelname gaat ieder lid een engagement aan voor het volledige productiejaar. Elk castlid is een schakel in de ketting: iedereen rekent op elkaar.
2. Musical is een groepsgebeuren. Je zorgt dat je 10 min. voor aanvang van de les aanwezig bent!
3. Je voorziet aangepaste kledij waarin je makkelijk kan bewegen.
4. Afwezigheden:

• • moeten vooraf gemeld worden via info@bemusical.be
  • zijn enkel aanvaardbaar met gegronde reden,
  • meer dan twee ongerechtvaardigde/niet-gemelde afwezigheden kan leiden tot beperking van het aandeel in de productie.
  • Herhaalde ongewettigde afwezigheid kan leiden tot uitsluiting, zonder terugbetaling van het inschrijvingsgeld.
  • In geval van uitsluiting wegens wangedrag of ernstige nalatigheid is er geen recht op terugbetaling.

5. Repetities:

• • castleden krijgen tijdig een repetitieschema en updates per e-mail en WhatsApp.
  • bijkomende repetities kunnen ingelast worden op zondagmiddag,
  • er zijn langere repetities (zie concrete planning)

6. Verplichte aanwezigheid:

• • Zondagen
  • Jaarwerking: beide bootcamps (vrij–zon, met overnachting),
  • Jaarwerking: tweede week paasvakantie (repetities en voorstellingen),
  • Productieweek & producties

7. Oefenen thuis:

• • Leden herhalen songs, staging en choreografie zelfstandig.
  • Er wordt zo snel mogelijk zonder script gerepeteerd.

8. Drive:

• • Lessen kunnen gefilmd worden en repetitiemateriaal wordt gedeeld via de online drive.
  • Dit materiaal is enkel voor intern gebruik en mag niet extern verspreid worden (auteursrechtelijk beschermd).

Artikel 7– Communicatie en beeldmateriaal

1. Alle officiële communicatie verloopt via e-mail & WhatsApp groep ouders/cast. Castleden en ouders dienen deze regelmatig te controleren.
2. Tijdens het productiejaar worden foto’s en video’s gemaakt voor intern en promotioneel gebruik (website, sociale media, flyers, video’s). Wie dit niet wenst, meldt dit schriftelijk aan het bestuur.
3. Het gebruik van beeldmateriaal levert geen financiële vergoeding op voor leden

Artikel 8 – Extra inzet en betrokkenheid Jaarwerking & Musicalatelier

1. Castleden engageren zich actief in de promotie van de producties om de ticketverkoop te boosten: sociale media, flyers, mailing .
2. Deelname aan extra acties (CAVA-actie, Paaseitjes, Snoepverkoop.. …) wordt verwacht ter ondersteuning van de werking. Gelieve uw netwerk te gebruiken en reclame te maken.
3. Elk castlid ontvangt een sponsordossier.

• • Het bestuur vraagt elk lid minstens één sponsor aan te brengen.

4. Ouders die willen meehelpen (backstage, kostuums, decor, keuken bootcamps …) zijn zeer welkom – geef dit gerust door via info@bemusical.be

Artikel 9 – Aansprakelijkheid en verzekering

1. Alle leden zijn verzekerd voor ongevallen tijdens en onderweg naar de activiteiten. Polisvoorwaarden zijn te raadplegen via het bestuur.
2. De vereniging is niet aansprakelijk voor verlies of schade aan persoonlijke bezittingen.
3. Schade aan materiaal van de vereniging of de repetitielocatie wordt verhaald op de veroorzaker, tenzij het tegendeel bewezen wordt.

Artikel 10 – Privacy

1. Persoonsgegevens van leden worden verwerkt conform de privacyverklaring op de website.
2. Beeldmateriaal mag gebruikt worden zoals beschreven in artikel 6, tenzij het lid hier schriftelijk bezwaar tegen maakt.

Artikel 11 – Tucht en sancties

1. Elk lid onderschrijft het tuchtreglement van de federatie waarbij BE! Musical is https://www.danssportvlaanderen.be/over-ons/beleid
2. Het bestuur kan bij overtredingen bestuurlijke maatregelen nemen (zoals tijdelijke schorsing) om orde en veiligheid te garanderen.
3. Ernstige of herhaaldelijke overtredingen leiden tot uitsluiting.

Artikel 12 – Wijzigingen

Dit reglement kan enkel gewijzigd worden zoals voorzien in de statuten van de vereniging.